ADEGUATA INFORMAZIONE SULL’USO DEL SISTEMA APP. REGISTRI ELETTRONICI AI SENSI DELL’ART. 4 L. N. 300/1970.
L’Applicazione Registri Elettronici (di seguito App. Registri Elettronici o App.) costituisce uno strumento di registrazione delle presenze per finalità connesse alla partecipazione ai corsi finanziati da FBA.
Tale applicazione deve essere utilizzata secondo i principi di correttezza e buona fede e con la diligenza richiesta per lo svolgimento della prestazione lavorativa, rimanendo vietato qualunque utilizzo improprio.
In base alla normativa vigente (art. 4 comma 3 L. n. 300 del 1970) e considerato che il sistema di registrazione delle presenze è uno strumento di lavoro ex art. 4 comma 2 L .N. 300/1970, il datore di lavoro, ai fini dell’utilizzo delle informazioni rivenienti da questo sistema, deve fornire una adeguata informazione al lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
In adempimento di tale previsione si riportano di seguito le informazioni necessarie per l’utilizzo del sistema, il quale, considerata la sua struttura e il suo funzionamento risulta conforme alle disposizioni di legge ed in particolare a quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 con riferimento ai principi di necessità, gradualità, pertinenza e non eccedenza.
I dati acquisiti e trattati dall’applicazione verranno conservati per il tempo utile al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.
MODALITÀ D’USO
Per il funzionamento del sistema di registrazione presenze occorre istallare l’App. sul dispositivo mobile aziendale (c.d. smartphone e/o tablet). All’avvio, l’applicazione chiede di poter accedere sia alla telecamera che al GPS: ciò serve esclusivamente per il funzionamento dell’App. Successivamente compare la schermata "visualizza adeguata informazione" rispetto alla quale l’utente ha due opzioni: "ho preso visione", oppure " non ho preso visione".
Qualora si selezioni "non ho preso visione" l’applicazione si chiude.
Nel caso in cui invece l’utente selezioni il tasto "ho preso visione", compare la maschera di Login nella quale sono presenti i seguenti campi:
Se il Login va a buon fine si passa alla schermata successiva "ricerca corsi" (viceversa nel caso in cui il login fallisce il sistema non consente di proseguire nella navigazione).
La ricerca dei corsi può essere effettuata tramite la funzione "cerca in base alla tua posizione" (segnale GPS) o tramite l’inserimento manuale dell’indirizzo dell’aula dove si svolge il corso.
Va precisato che nell’ipotesi in cui la ricerca dei corsi venga effettuata tramite la funzione "cerca in base alla tua posizione" (segnale GPS), il sistema non registra la posizione geografica dell’utente.
A seguito della ricerca, il sistema visualizza l’elenco dei corsi localizzati disponibili per la zona indicata e che si svolgono nella data di ricerca.
A questo punto l’utente loggato, scelto il corso che lo riguarda, deve cliccare il tasto "timbra per te". Il sistema in tale modo registra la presenza e premendo il tasto "Invia" si determina l’invio al server di FBA delle seguenti informazioni: codice fiscale, data e ora della timbratura, identificativo della giornata del corso, ruolo dell’utente e "posizione" (segnale GPS).
Va precisato che la registrazione della localizzazione dell’utente tramite il segnale GPS, avviene solo con riferimento al momento e al luogo nei quali viene cliccato il tasto "Invia".
Ne risulta che nessuna funzione di registrazione della localizzazione, a questi fini, è attiva in altri momenti della giornata o per altre operazioni effettuate tramite smartphone/tablet.
A seguito dell’invio della presenza, il sistema consente di visualizzare il codice fiscale, data e ora, e ciò al fine di consentire all’utente di verificare le timbrature di volta in volta effettuate. Questi dati saranno visibili solo nella giornata in cui si svolge il corso e verranno automaticamente cancellati il giorno successivo allo svolgimento del corso stesso.
Il sistema, al fine di agevolare la registrazione elettronica dei partecipanti ai corsi, è stato strutturato in modo tale da poter essere utilizzato anche dai partecipanti al corso che non sono dotati di uno smartphone e/o tablet aziendale e che intendano avvalersi di tale tipologia di registrazione delle presenze. Siffatti dipendenti potranno pertanto avvalersi dello smartphone e/o tablet aziendale di altro partecipante al corso.
In questo caso coloro che intendono avvalersi del sistema potranno servirsi del tasto "aggiungi altri" presente sullo smartphone e/o tablet aziendale dell’utente loggato, specificando il proprio ruolo e scansionando il proprio codice fiscale acquisito tramite tessera sanitaria, salvando i dati e premendo poi il tasto "invia". Anche in questo caso verranno inviate al server di FBA, con le stesse garanzie sopra individuate, le medesime informazioni già evidenziate e cioè: codice fiscale, data e ora della timbratura, identificativo della giornata del corso, ruolo dell’utente e "posizione" (segnale GPS).
Qualora venga attivata questa modalità per la rilevazione della presenza di colui che non è dotato di uno smartphone e/o tablet aziendale, si precisa che sullo smartphone e/o tablet aziendale dell’utente loggato saranno presenti anche le timbrature degli altri partecipanti registrati tramite il suo dispositivo aziendale secondo le modalità e le caratteristiche temporali sopra illustrate.
MODALITÀ DI CONTROLLO
Le modalità di controllo effettuate attraverso l’App. sono strettamente connesse e strumentali alle finalità proprie del sistema stesso. Esse si concretizzano nel solo controllo della presenza dei partecipanti/docenti/tutor ai corsi in ragione dell’erogazione del finanziamento connesso all’espletamento dei corsi. Al fine del raggiungimento di questo obiettivo le informazioni acquisite attraverso l’App. sono trasmesse al server con algoritmi di criptazione in applicazione delle misure di sicurezza normativamente previste.
Le informazioni una volta acquisite vengono visualizzate nella piattaforma S.I.G.A. tanto lato utenza FBA quanto lato utenza Azienda o soggetto da essa delegato. Tali soggetti potranno visionare i dati e, ad eccezione di FBA, intervenire, previa informazione al partecipante, alla risoluzione delle anomalie di registrazione delle presenze.
L’Applicazione Registri Elettronici (di seguito App. Registri Elettronici o App.) costituisce uno strumento di registrazione delle presenze per finalità connesse alla partecipazione ai corsi finanziati da FBA.
Tale applicazione deve essere utilizzata secondo i principi di correttezza e buona fede e con la diligenza richiesta per lo svolgimento della prestazione lavorativa, rimanendo vietato qualunque utilizzo improprio.
In base alla normativa vigente (art. 4 comma 3 L. n. 300 del 1970) e considerato che il sistema di registrazione delle presenze è uno strumento di lavoro ex art. 4 comma 2 L .N. 300/1970, il datore di lavoro, ai fini dell’utilizzo delle informazioni rivenienti da questo sistema, deve fornire una adeguata informazione al lavoratore sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
In adempimento di tale previsione si riportano di seguito le informazioni necessarie per l’utilizzo del sistema, il quale, considerata la sua struttura e il suo funzionamento risulta conforme alle disposizioni di legge ed in particolare a quanto previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 con riferimento ai principi di necessità, gradualità, pertinenza e non eccedenza.
I dati acquisiti e trattati dall’applicazione verranno conservati per il tempo utile al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.
MODALITÀ D’USO
Per il funzionamento del sistema di registrazione presenze occorre istallare l’App. sul dispositivo mobile aziendale (c.d. smartphone e/o tablet). All’avvio, l’applicazione chiede di poter accedere sia alla telecamera che al GPS: ciò serve esclusivamente per il funzionamento dell’App. Successivamente compare la schermata "visualizza adeguata informazione" rispetto alla quale l’utente ha due opzioni: "ho preso visione", oppure " non ho preso visione".
Qualora si selezioni "non ho preso visione" l’applicazione si chiude.
Nel caso in cui invece l’utente selezioni il tasto "ho preso visione", compare la maschera di Login nella quale sono presenti i seguenti campi:
- Codice Fiscale dell’utente (acquisito tramite la scansione del codice a barre presente sulla tessera sanitaria contenente il Codice fiscale)
- Partita IVA aziendale (valorizzata in automatico se il C.F. dell’utente è presente nell’anagrafica del Fondo, altrimenti editabile manualmente)
- Ruolo dell’utente (da selezionare tra quelli proposti).
Se il Login va a buon fine si passa alla schermata successiva "ricerca corsi" (viceversa nel caso in cui il login fallisce il sistema non consente di proseguire nella navigazione).
La ricerca dei corsi può essere effettuata tramite la funzione "cerca in base alla tua posizione" (segnale GPS) o tramite l’inserimento manuale dell’indirizzo dell’aula dove si svolge il corso.
Va precisato che nell’ipotesi in cui la ricerca dei corsi venga effettuata tramite la funzione "cerca in base alla tua posizione" (segnale GPS), il sistema non registra la posizione geografica dell’utente.
A seguito della ricerca, il sistema visualizza l’elenco dei corsi localizzati disponibili per la zona indicata e che si svolgono nella data di ricerca.
A questo punto l’utente loggato, scelto il corso che lo riguarda, deve cliccare il tasto "timbra per te". Il sistema in tale modo registra la presenza e premendo il tasto "Invia" si determina l’invio al server di FBA delle seguenti informazioni: codice fiscale, data e ora della timbratura, identificativo della giornata del corso, ruolo dell’utente e "posizione" (segnale GPS).
Va precisato che la registrazione della localizzazione dell’utente tramite il segnale GPS, avviene solo con riferimento al momento e al luogo nei quali viene cliccato il tasto "Invia".
Ne risulta che nessuna funzione di registrazione della localizzazione, a questi fini, è attiva in altri momenti della giornata o per altre operazioni effettuate tramite smartphone/tablet.
A seguito dell’invio della presenza, il sistema consente di visualizzare il codice fiscale, data e ora, e ciò al fine di consentire all’utente di verificare le timbrature di volta in volta effettuate. Questi dati saranno visibili solo nella giornata in cui si svolge il corso e verranno automaticamente cancellati il giorno successivo allo svolgimento del corso stesso.
Il sistema, al fine di agevolare la registrazione elettronica dei partecipanti ai corsi, è stato strutturato in modo tale da poter essere utilizzato anche dai partecipanti al corso che non sono dotati di uno smartphone e/o tablet aziendale e che intendano avvalersi di tale tipologia di registrazione delle presenze. Siffatti dipendenti potranno pertanto avvalersi dello smartphone e/o tablet aziendale di altro partecipante al corso.
In questo caso coloro che intendono avvalersi del sistema potranno servirsi del tasto "aggiungi altri" presente sullo smartphone e/o tablet aziendale dell’utente loggato, specificando il proprio ruolo e scansionando il proprio codice fiscale acquisito tramite tessera sanitaria, salvando i dati e premendo poi il tasto "invia". Anche in questo caso verranno inviate al server di FBA, con le stesse garanzie sopra individuate, le medesime informazioni già evidenziate e cioè: codice fiscale, data e ora della timbratura, identificativo della giornata del corso, ruolo dell’utente e "posizione" (segnale GPS).
Qualora venga attivata questa modalità per la rilevazione della presenza di colui che non è dotato di uno smartphone e/o tablet aziendale, si precisa che sullo smartphone e/o tablet aziendale dell’utente loggato saranno presenti anche le timbrature degli altri partecipanti registrati tramite il suo dispositivo aziendale secondo le modalità e le caratteristiche temporali sopra illustrate.
MODALITÀ DI CONTROLLO
Le modalità di controllo effettuate attraverso l’App. sono strettamente connesse e strumentali alle finalità proprie del sistema stesso. Esse si concretizzano nel solo controllo della presenza dei partecipanti/docenti/tutor ai corsi in ragione dell’erogazione del finanziamento connesso all’espletamento dei corsi. Al fine del raggiungimento di questo obiettivo le informazioni acquisite attraverso l’App. sono trasmesse al server con algoritmi di criptazione in applicazione delle misure di sicurezza normativamente previste.
Le informazioni una volta acquisite vengono visualizzate nella piattaforma S.I.G.A. tanto lato utenza FBA quanto lato utenza Azienda o soggetto da essa delegato. Tali soggetti potranno visionare i dati e, ad eccezione di FBA, intervenire, previa informazione al partecipante, alla risoluzione delle anomalie di registrazione delle presenze.
